LAPORAN

Pengertian laporan

Laporan merupakan suatu jenis dokumen yang sangat bervariasi bentuknya, dan sebab itu sukar diberi suatu batasan pengertian yang jelas.
Laporan merupakan unsur yang sangat penting, terutama dalam menyusun kebijaksanaan- kebijaksanaan.
Sebagai pegangan mengenai pengertian laporan, kita dapat mengatakan bahwa laporan adalah suatu cara komunikasi dimana penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau suatu badan karena tanggung jawab yang dibebankan kepadanya. Karena laporan yang dimaksud sering mengambil bentuk tertulis, maka dapat pula dikatakan bahwa laporan merupakan suatu macam dokumen yang menyampaikan informasi mengenai sebuah masalah yang telah atau tengah diselidiki, dalam bentuk fakta- fakta yang diarahkan kepada pemikiran dan tindakan yang akan diambil.

DASAR- DASAR LAPORAN

a. Pemberi laporan
Pemberi laporan dapat berupa perseorangan, sebuah panitia yang ditugaskan untuk maksud tertentu. Atau laporan dapat pula dibuat oleh perorangan atau badan kepada seseorang atau instasi yang dianggap perlu mengetahuinya walaupun tidak diminta.
b. Penerima laporan
Laporan bukan hanya dibuat oleh seorang atau instasi, tetapi laporan juga ditujukan atau akan disampaikan kepada seorang atau badan. Yang menerima laporan itu adalah orang atau badan yang menugaskan, atau orang atau badan yang dianggap perlu mendapatkan laporan itu.
c. Tujuan laporan
Tujuan umum laporan pada umumnya berkisar pada hal- hal berikut : untuk mengatasi suatu masalah, untuk mengambil suatu keputusan yang lebih efektif, mengetahui kemajuan dan perkembangan suatu masalah, untuk mengadakan pengawasan dan perbaikan, untuk menemukan teknik- teknik baru.

SIFAT- SIFAT LAPORAN

Sebuah laporan akan dianggap baik atau buruk tergantung dari keberhasilannya dalam memenuhi fungsinya yaitu mempengaruhi pembaca seperti yang diharapkan.
Sifat laporan
1. baik
Laporan yang baik harus ditulis dalam bahasa yang baik dan jelas. Isinya harus diurutkan dan dikembangkan sedemikian rupa sehingga dapat masuk akal.
2. Laporan itu mengandung imaginasi
Pelapor harus tahu secara tepat siapa yang akan menerima laporan itu.
3. Laporan yang dibuat harus harus sempurna dan komplit
Tidak boleh ada hala- hal yang diabaikan bila hal- hal itu diperlukan untuk memperkuat kesimpulan dalam laporan tersebut.
4. Laporan harus disajikan secara menarik
Menarik perhatian penerima laporan yang biasanya ditimbun kesibukan hariannya.

MACAM- MACAM LAPORAN

a. Laporan berbentuk formulir isian
Bersifat rutin, dan seringkali berbentuk angka- angka.
b. Laporan berbentuk surat
Laporan yang mengambil bentuk ini tidak banyak berbeda dengan sebuah surat biasa, kecuali bahwa ada sesuatu subyek yang ingin disampaikan agar dapat diketahui oleh penerima laporan. Nada dan pendekatan yang bersifat pribadi memegang peranan yang penting, seperti halnya dengan surat- surat lainnya.
c. laporan berbentuk memorandum
Mirip dengan laporan berbentuk surat, namun biasabya lebih singkat.
d. Laporan perkembangan dan laporan keadaan
Laporan perkembangan adalah suatu macam laporan yang bertujuan untuk menyampaikan perkembangan, perubahan, atau tahap mana yang sudah dicapai dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditentukan.
Laporan keadaan mengandung konotasi bahwa tujuan dari laporan itu adalah menggambarkan kondisi yang ada pada saat laporan itu dibuat.
e. Laporan berkala
Laporan semacam ini selalu dibuat dalam jangka waktu tertentu. Bila laporan ini dibuat dalam hubungan dengan sebuah proyek, maka dapat juga dinamakan laporan perkembangan.
f. laporan laboratoris
Menyampaikan hasil dari percobaan atau kegiatan yang dilakukan dalam laboratoria.
Kerangka laporan laboratories :
1. Halaman judul
2. Obyek atau tujuan
3. Teori : menyangkut teori mana yang diterapkan
4. Metode : Yang dimaksud dengan metode disini adalah prosedur – prosedur yang ditempuh
5. Hasil – hasil yang dicapai dalam percobaan ini dengan mempergunakan metode diatas
6. Diskusi atau hasil yang telah dicapai dalam percobaan
7. Kesimpulan
8. Apendiks
9. Data asli
g. Laporan formal dan semi- formal
Laporan formal adalah laporan yang memenuhi persyaratan- persyaratan tertentu sebagai yang akan disebutkan dibawah, sedangkan nadanya bersifat impersonal dan materinya disajikan dalam suatu pola struktur seperti yang terdapat dalam buku – buku.
Bila ada satu atau dua syarat di bawah ini tidak dipenuhi maka laporan itu dinamakan laporan semi- formal.
Ciri – cirri umum laporan formal :
1. Harus ada halaman judul
2. Biasanya ada sebuah surat penyerahan
3. Walaupun tidak panjang, sebuah laporan formal selalu memiliki sebuah daftar isi
4. Ada sebuah ikhtisar ( kadang – kadang abstrak ) mengawali laporan
5. Ada bagian yang disebut pendahuluan, sebagai suatu informasi awal bagi pembaca
6. Bila ada kesimpulan dan saran ( Rekomendasi ) biasanya diberi judul tersendiri
7. Isi laporan yang terdiri dari judul – judul dengan tingkat yang berbeda- beda
8. Nada yang dipergunakan adalah nada resmi, gayanya bersifat impersonal
9. kalau perlu laporan formal disertai pula tabel – tabel dan angka – angka, baik yang terjallin dalam teks laporan, maupun dikumpulkan atau dilampirkan dalam satu bagian tersendiri.
10. Laporan formal biasanya didokumentasikan secara khusus.

STRUKTUR LAPORAN FORMAL

A B
Halaman judul Halaman judul
Surat penyerahan Surat penyerahan
Daftar isi Daftar isi
Ikhtisar atau abstrak Ikhtisar atau abstrak
Pendahuluan Kesimpulan
Isi laporan Saran ( Rekomendasi )
Kesimpulan Pendahuluan
Saran ( Rekomendasi ) Isi laporan
Apendiks Apendiks
Bibliografi Bibliografi


a. Halaman judul
Halaman jjudul biasanya pertama – tama memuat pokok atau topik laporan, kedua, orang atau badan yang akan menerima laporan. Ketiga, orang atau badan yang membuat laporan. Keempat, penanggalan laporan.
b. Surat penyerahan
Berfungsi sebagai kata pengantar pada sebuah buku. Sifatnya dan panjangnya berbeda- beda sesuai dengan tujuan dan sifat topiknya.
Surat penyerahan biasanya mengandung fakta yang minimal diperlukan untuk membangkitkan perhatian pembaca terhadap laporan itu.
Penulis dapat mempergunakannya juga untuk menyampaikan ucapan terima kasihnya kepada badan – badan atau perorangan yang telah memberi bantuan, dan akhirnya dipakai pula untuk menyatakan harapannya tentang bermanfaatnya laporan itu pada masa – masa mendatang.
c. Daftar isi
Memuat rekapitulasi dari semua judul yang ada dalam laporan
d. Ikhtisar dan abstrak
1. Abstrak
Abstrak adalah suatu bagian uraian yang sangat singkat, jarang lebih panjang dari enam atau delapan baris, bertujuan untuk menerangkan kepada pembaca- pembaca aspek- aspek mana yang tercakup dalam sebuah uraian tanpa berusaha mengatakan apa yang dibicarakan mengenai aspek – aspek itu.
2. Ikhtisar ( summary )
Ikhtisar merupakan suatu bagian dari tulisan yang menyampaikan suatu informasi yang penting dari sebuah laporan dalam bentuk yang sangat singkat.
Kesingkatan merupakan cirri dari sebuah ikhtisar dibuat dengan meninggalkan pendahukuan, perincian, contoh ilustratif, dll kecuali gagasan- gagasan utama.
e. Pendahuluan
Hal ihwal atau latar belakang yang mempunyai sangkut paut dengan isi laporan harus dikemukakan pula secara jelas.
Judul pendahuluan itu dibagi – bagi atas beberapa judul bawahan yang masing – masing dijelaskan lebih lanjut dalam satu atau dua alinea. Judul bawahan tersebut misalnya : maksud dan tujuan, luas lingkup, sumber informasi, autorisasi, kapan tugas dilaksanakan.
f. Isi laporan
Isi laporan menyangkut inti persoalan, dan segala sesuatu yang bertalian langsung dengan persoalan tersebut. Sebab itu isi laporan dapat meliputi hasil pengamatan mengenai fakta – fakta yang dilaporkan, pencocokan fakta dengan data yang telah ada sebelum satuan tugas melaksanakan kewajibannya, semua masalah yang diperkirakan akan membantu atau menghambat pemecahan masalahnya, pembahasan dan hasil pembahasan mengenai pokok persoalan yang akan dilaporkan.
g. Kesimpulan dan saran
h. Bagian lengkap



Sumber : Gorys keraf. 1994. komposisi. NTT = penerbit Nusa Indah